ARHIVAREA ELECTRONICĂ
Serviciul nostru de arhivare electronică presupune scanarea și stocarea în format digital a documentelor și oferă toate avantajele arhivării fizice, cu câteva îmbunătățiri: accesul informațiilor este făcut la distanță de către client prin platforma noastră, care oferă multe alte instrumente cum ar fi cele de indexare și etichetare inteligentă sau cele de convertire a documentelor.
DE CE ARHIVAREA ELECTRONICĂ?
Arhivarea electronică presupune scanarea tuturor documentelor, stocându-le pe server în format digital. Spre deosebire de documentele unei arhive fizice, fișierele digitale pot fi accesate la distanță, de oriunde din lume, rapid, de către mai multe persoane în același timp, eliminând contactul fizic cu documentele.
1. Pregătirea documentelor
Este o etapă asemănătoare cu cea a ordonării filelor și constituirii dosarelor din cadrul arhivării fizice. În această etapă, adunăm toate dosarele păstrate în mape, bibliorafturi sau sertare, le ordonăm după o anumită procedură pe care o stabilim împreună cu tine, pentru a putea desfășura ulterior procesul de scanare.
2. Scanarea documentelor
În această etapă se transpun documentele din plan fizic în format digital.
DE CE NOI?
Puteți accesa și edita orice document de pe server în timp real, la orice oră și de pe orice dispozitiv pe platforma noastră web care include un sistem de acces bazat pe useri, roluri și alte funcționalități utile. Scanarea și încărcarea documentelor foarte rapidă este asigurată de aplicația noastră proprietară.
Versiunea documentelor
Se stochează mai multe versiuni ale aceluiași document, care pot fi descărcate. De asemenea, se poate reveni la o versiune anterioară a documentelor.
Semnături digitale
Se verifică autenticitatea documentelor, examinând semnăturile criptografice incorporate, sau se încărcă semnături detașate pentru documentul semnat, după ce au fost stocate.
Instrumente de colaborare
Este posibilă discutarea documentelor, comentarea versiunilor noi ale unui document sau oferirea de roluri și de diferite grade de acces
Metadate de document definite de utilizator
Mai multe câmpuri de metadate pot fi adaptate la un tip de document, conform cerințelor tehnice. Câmpurile de metadate pot avea o valoare inițială, care poate fi statică sau determinată de un fragment de cod șablon furnizat de utilizator.
Documentele pot fi încărcate din diferite surse
Documentele pot fi încărcate prin serverul local, de pe un copiator multifuncțional sau chiar prin e-mail.
Încărcări batch
Multe documente pot fi încărcate printr-o singură acțiune. Este posibilă clonarea metadatelor unui document pentru încărcări mai rapide și eliminarea introducerii repetitive a datelor.
Previzualizări pentru multe formate de fișiere
Generează previzualizări ale imaginilor pentru multe formate de fișiere populare.
Suport format de document Office
Poate detecta prezența Libre Office și îl poate utiliza pentru a sprijini fișierele de procesare a textelor, foilor de calcul și prezentărilor.
Căutare completă a textului
Documentele pot fi căutate după conținutul textului, metadatele lor sau orice alt atribut de fișier, cum ar fi numele sau extensia.
Gruparea documentelor configurabile
Sunt legate automat documentele pe baza valorilor metadatelor sau a proprietăților documentului.
Sistem avansat de control al accesului
Controlul accesului este bazat pe roluri. Este posibil să creați o cantitate nelimitată de roluri diferite, nefiind restricționate la paradigma de administrare, operator, invitat. Există o permisiune pentru fiecare operație efectuată de utilizatori.
Suport de documente pe mai multe pagini
Sunt acceptate fișiere PDF și fișiere TIFF cu mai multe pagini.
Prelucrare automată OCR
Sarcina de transcriere a textului din documente prin OCR poate fi distribuită în mai multe calculatoare fizice sau virtuale pentru a reduce încărcarea și crește disponibilitatea. Limba curentă a documentului este transmisă motorului OCR corespunzător pentru a crește rata de recunoaștere a textului.
Interfață utilizator multilingvă
Fiind scris folosind cadrul Django, poate fi tradus practic în orice limbă vorbită în lume.
Etichete codate color
Pentru recunoașterea intuitivă pot fi atribuite etichete cu coduri de culori.
Fluxuri de lucru
Urmăriți starea documentelor, împreună cu jurnalul modificărilor anterioare de stare.
Backup
Stocarea datelor se face pe două servere în cazul pierderii lor de pe serverul principal.
Stergere permanentă a datelor
Datele vor fi șterse la termenul ales din baza de date și de pe server.
Pachete
Aflați mai multe despre platforma web, testând-o. În urma completării cererii vă vom trimite cât de repede datele de conectare pe e-mail.