Creatorii și deținătorii de documente (persoane fizice sau juridice) răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale (Legea nr.16/1996 republicată). Documentele pot fi păstrate și de firma propriu-zisă cît timp se asigură depozitarea lor corectă. Pentru siguranța documentelor și liniștea dumneavoastră, vă recomandăm serviciile noastre.

Evaluarea arhivei se realizează în 3 pași:

1. Vizualizarea la fața locului a documentelor create / deținute de Dumneavoastră. În această etapă măsurăm cantitatea arhivei, identificăm anii extremi și constatăm starea de conservare a documentelor;
2. Prioritizarea operațiunilor arhivistice necesare;
3. Comunicarea costurilor și perioadei de execuție a lucrării arhivistice.

Din punct de vedere material, având în vedere caracterul dual, fizic/electronic, al arhivei E-Arhive, în aceasta se pot depozita documente în format fizic și electronic, care nu pun în pericol sănătatea și mediul. Nu există restricții privind categoriile și tipurile de documente ce pot fi arhivate.

În arhiva E-Arhive pot păstra documente persoanele fizice sau juridice, indiferent de forma de proprietate și organizare, care își desfășoara activitatea pe teritoriul Romîniei sau în exterior, în condițiile respectării legislației interne și internaționale.

Indiferent de starea materială a documentului, fizic sau electronic, este necesară înregistrarea unei comenzi on-line pentru procesarea solicitării. Această comandă poate fi înregistrata chiar de dumneavoastră sau la cerere de către un operator. Cererea către operator poate fi transmisa prin e-mail. Nu se pot transmite cereri de consultare prin telefon. Odată cererea înregistrată, urmând fluxul de confirmări/aprobări, conform condițiilor de punere la dispoziție, obțineți accesul la documentul solicitat. Puteți, de asemenea, utiliza serviciul nostru “Transmisii e-mail”, prin care documentul fizic solicitat este scanat și transmis către dumneavoastră de către operatorul E-Arhive, în mod securizat.

Externalizării arhivei și a serviciilor de arhivare ar putea să vă ajute cu următoarele:

• reducerea costurilor privind exploatarea spațiilor de arhivă și chiar o creștere a profitabilității utilizării acestora prin schimbarea destinației către activități generatoare de profit;
• eficientizarea muncii de echipă prin reducerea timpului de regăsire și partajare a documentelor;
• asigurarea unui nivel de securitate și siguranță superioare pentru păstrarea documentelor;
• depozitarea și arhivarea documentelor în conditii impuse de respectarea legislației și a normelor în vigoare în domeniul arhivisticii și al organizarii depozitelor de arhivă.

În principiu, costurile implicate sunt adiacente etapelor care trebuie parcurse pentru arhivarea și depozitarea corespunzătoare a documentelor. Evident regăsim costuri legate de pregătirea și arhivarea documentelor, costuri legate de preluarea și manipularea acestora, costuri legate de depozitare și de punerea la dispoziție a documentelor arhivate. Însă, datorită optimizării și specializării serviciilor E-Arhive, suma totală a acestor costurilor este cu mult mai mică, uneori și cu până la 50%, decât suma costurilor generate de administrarea individuală a arhivei de către dumneavoastră. Deoarece fiecare client individual este un caz particular, costurile exacte pot fi stabilite doar in urma unei analize pertinente, gratuite, efectuate de echipa E-Arhive, pe care vă rugam să o contactați. Dar pentru că știm că procesul acesta de analiză este unul costisitor din punct de vedere al timpului, noi am pus la dispoziția dumnevoastă un magazin online pentru estimarea unor costuri.

Cantitatea minimă de documente care se pot depozita în arhiva E-Arhive este de 3 cutii de arhivă / 1 metru liniar, documente în format A4. Nu există o limitare a cantității maxime ce poate fi depozitată, existând posibilități de extindere a depozitelor actuale și respectiv a capacității de stocare în cazul arhivării electronice.

Termenul de păstrare al documentelor este precizat în legislația actuală pentru fiecare categorie și tip de document în parte. În urma analizei efectuate de echipa E-Arhive se va determina termenul de păstrare pentru fiecare document aflat în arhiva dumneavoastră. Termenul de păstrare poate ajunge și poate depăși și 100 de ani. Depozitele E-Arhive, sunt special concepute și dotate astfel încât să ofere garanția atingerii acestor termene de păstrare, fără implicații majore. Fără îndoială, cele mai noi tehnologii integrate deja, precum și tehnologiile viitoare pentru care E-Arhive își manifestă în permanență disponibilitatea integrării, vor creste gradul de siguranță și de exploatare a arhivei pe termen lung, oferind condiții optime păstrării documentelor dumneavoastră.

Pentru managementul și gestiunea arhivei, E-arhive folosește un sistem software/hardware specializat. Unitățile arhivistice gestionate sunt cutii, dosare și documente. Facilitatea înregistrării și urmăririi comenzilor on-line, chiar de către dumneavoastră, precum și un sistem de urmărire bazat pe tehnologia codurilor de bare, asigură în mod transparent trasabilitatea și istoricul documentelor dumnevoastră.

Depozitele E-Arhive sunt echipate conform celor mai noi cerințe și norme în domeniul arhivării. Se regăsesc aici instalații automate de prevenire și stingere a incendiilor, instalații de monitorizare video 24/24, control acces, umiditate și temperatură. Accesul la informațiile și documentele electronice se efectuează prin conexiuni securizate pe bază de parolă sau token de acces. În plus, toate documentele care sunt stocate în arhiva E-Arhive sunt semnate electronic atât pentru a asigura neschimbarea și autenticitatea cât și pentru a împiedica accesul neautorizat la informația conținută.

Indiferent de forma materială a documentului, la expirarea termenului de păstrare, documentul poate fi distrus. Operația de identificare și evidențiere a documentelor cu termene de păstrare ajunse la final, se numesțe selecționare. Sistemul de gestiune și management al arhivei va transmite periodic situația documentelor care fac obiectul selecționării.

Pentru documentele electronice, selecționate, și care au termenul de păstrare depășit, se va proceda la ștergerea definitivă a acestora din arhiva electronică, eliberând spațiul de stocare aferent. Pentru documentele fizice selecționate, E-Arhive va pune la dispoziție serviciul de Distrugere și Mărunțire securizată a documentelor, urmat de valorificarea avantajoasă a reziduurilor rezultate, în conformitate cu normele de protecție a mediului.

O arhivare electronică este avantajoasă pentru dumneavoastră dacă aveți nevoie să găsiți documentele și să le vizualizați cât mai rapid, fără prea multe bătăi de cap. Este important să știți că o arhivare electronică nu vă lipsește de necesitatea celei fizice.

Documentele se leagă în coperți, urmând ca fiecare dosar să nu depășească numărul de file prevăzut de Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, iar la finalul acestei operațiuni, fiecare dosar va avea trecute pe copertă elementele de identificare (cota, anul, indicativul din nomenclator, numărul filelor, etc.).

Nomenclatorul Arhivistic este un instrument de lucru utilizat la constituirea unităților arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare.

Parcul logistic care deservește transportul arhivei atât de la client la depozit cât și de la depozit la client, este dotat cu autoturisme / autoutilitare monitorizate în permanență prin satelit care asigură siguranță totală.

Întreg personalul companiei dispune de un contract de condifențialitate pe care l-a încheiat cu E-Arhive. Totodată, persoana responsabilă pentru arhiva unul client semnează un acord de confidențialitate cu acesta.

Nomenclatorul Arhivistic intră în aplicare la data la care a fost aprobat și avizat de Arhivele Naționale. Serviciul Județean al Arhivelor Naționale de pe raza căruia s-a supus aprobării Nomenclatorul arhivistic vor transmite aceste informații o dată cu returnarea Nomenclatorului arhivistic aprobat de ei. Conform Art. 15. din “Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 – Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale”: “După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui“. Ordinul completează cerințele legale ale Arhivelor Naționale formulate în Legea de bază a Arhivelor nr.16/1996.