arhivă – totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare, create şi deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei acesteia; o arhivă poate fi formată din unul sau mai multe fonduri arhivistice;

arhivar – angajat care administrează, prelucrează şi gestionează documentele unui creator/deţinător de arhivă, ce deţine o diplomă de bacalaureat şi un atestat/certificat specific activităţilor pe care le desfăşoară;

arhivist – specialist care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă având ca sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea şi protejarea arhivelor, care deţine o diplomă de studii universitare prevăzute în standardul ocupaţional;

autorizaţie de funcţionare – act emis de Arhivele Naţionale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor;

creator de arhivă – persoana fizică ori persoana juridică de drept public sau privat care, în decursul existenţei sale sau, după caz, a activităţii sale, a creat sau creează arhivă;

depozit de arhivă – spaţiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea şi protejarea arhivelor;

deţinător de arhivă – persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoană fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin desfiinţarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;

document – informaţie înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită şi păstrată de către un creator/deţinător de arhive;

fond arhivistic – ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către un creator de arhive pe parcursul existenţei sale;

fondare – operaţiune de stabilire a apartenenţei documentelor la un fond arhivistic;

formare profesională continuă – proces de pregătire care presupune, fie dobândirea de noi cunoştinţe şi abilităţi în calificarea pe care o persoană o posedă deja, fie o policalificare sau recalificare;

instrument de evidenţă a documentelor – document de sinteză care oferă informaţii pentru controlul fizic şi de conţinut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea şi utilizarea informaţiilor cuprinse în fondurile arhivistice;

inventariere – operaţiune de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;

ani extremi – data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;

metru liniar – unitate etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă raft cu lungimea de un metru care serveşte la aprecierea cantităţii de arhivă existentă într-un depozit, la dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de rafturi şi mijloacelor de transport;

nomenclator arhivistic – instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare;

ordonare – operaţiune de grupare a unităţilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;

prelucrare arhivistică – ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia, în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor;

operator economic autorizat – persoană fizică sau persoană juridică care deţine o autorizaţie de funcţionare valabilă;

selecţionare – operaţiunea de eliminare a unităţilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat;

unitate arhivistică (u.a.) – element component al unui fond arhivistic care se individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă într-un instrument de evidenţă.

date in forma electronica – reprezentari ale informatiei, intr-o forma conventionala adecvata crearii, prelucrarii, trimiterii, primirii sau stocarii acesteia prin mijloace electronice

document electronic – colectie de date in forma electronica intre care exista relatii logice si functionale si care pot fi redate prin litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificatie inteligibila sau prin imagini ori sunete, prin intermediul unui program informatic sau altui procedeu similar.

document arhivat electronic – reprezentarea fidela, in format electronic accesibil echipamentelor electronice de prelucrare a datelor, a unui document pe hartie.

metadata – date descriind contextul, continutul si structura documentelor arhivate electronic si administrarea lor de-a lungul timpului.

arhivarea electronica a documentelor – procesul de transpunere in format electronic, accesibil echipamentelor electronice de prelucrare a datelor, prin scanarea documentului pe hartie, clasificare si asociere de metadate.

sistem electronic de arhivare – sistem informatic destinat colectarii, stocarii, organizarii si catalogarii documentelor arhivate electronic in scopul conservarii, consultarii si redarii acestora.

arhiva electronica – sistemul electronic de arhivare impreuna cu totalitatea documentelor arhivate electronic.

mediul de stocare – orice mediu pe care se poate inregistra sau de pe care se poate reda un document in forma electronica.

titularul dreptului de dispozitie asupra documentului – persoana fizica sau juridica proprietara sau, dupa caz, emitenta a documentului, care are dreptul de a stabili si modifica regimul de acces la document, conform legislatiei in vigoare.

acces – drept, oportunitate, modalitate de regasire, utilizare sau refolosire a informatiei.

regim de acces la document – gradul in care se acorda drept de acces la document de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului.

utilizatorul arhivei electronice – orice persoana care este autorizata sa aiba acces la arhiva electronica.

administratorul arhivei electronice – un utilizator care administreaza documentele arhivate electronic in cadrul arhivei electronice, precum si sistemul electronic de arhivare.

regim de acces la document – gradul in care se acorda dreptul de acces la document de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului.

conversie – procesul de transpunere a unei inregistrari de pe un mediu pe altul sau dintr-un format in altul.

migrare – actiunea de mutare a unei inregistrari dintr-un sistem in altul, cu mentinerea autenticitatii, integritatii, sigurantei si utilitatii.

conservare – procesele si operatiile implicate in asigurarea supravietuirii de-a lungul timpului a unei inregistrari autentice, din punct de vedere tehnic si intelectual.

distrugere – Procesul de eliminare sau stergere a unei inregistrari electronice, fara posibilitatea de restaurare.

urmarirea (audit) – crearea, capturarea si mentinerea informatiilor despre administrarea si utilizarea unui document arhivat electronic.