Rolul Nomenclatorului Arhivistic
Nomenclatorul arhivistic poate fi definit ca un tabel sistematic sau o listă structurată a grupelor de documente, împărțite pe probleme și termene de păstrare, pe baza schemei de organizare a instituției. Acest instrument asigură gruparea coerentă a documentelor înregistrate, facilitând astfel gestionarea ulterioară a arhivei. Acesta este indispensabil atât în activitatea curentă, cât și pentru etapele de organizare ulterioare, cum ar fi constituirea unităților arhivistice, inventarierea și selecționarea acestora.
Importanța Nomenclatorului Arhivistic:
- Ordine și structură: Nomenclatorul arhivistic stabilește o structură clară și sistematică pentru organizarea documentelor, permițând astfel localizarea rapidă și eficientă a informațiilor dorite.
- Eficiență în Activitatea Curentă: Utilizarea nomenclatorului facilitează încadrarea documentelor în dosarele corespunzătoare și actualizarea acestora în timp util, contribuind astfel la o gestionare eficientă a activității zilnice.
- Gestiunea Corespunzătoare a Arhivei Curente: Nomenclatorul arhivistic vă ajută să constituiți arhiva curentă într-un mod organizat și coerent, evitând astfel confuziile și asigurând accesul rapid la documentele relevante.
- Selectarea și Valorificarea Documentelor: Un nomenclator bine stabilit permite o selecție eficientă a documentelor pentru păstrare sau eliminare, precum și o valorificare optimă a informațiilor conținute în acestea.
Beneficii ale Utilizării Nomenclatorului Arhivistic:
- Eficiență și Economie: Intocmirea și aplicarea nomenclatorului arhivistic facilitează gestionarea documentelor, economisind timp și resurse.
- Reorganizare Simplificată: Un nomenclator arhivistic bine definit facilitează reorganizarea ulterioară a arhivei, evitând dublarea muncii și simplificând procesul de replasare a documentelor.
- Acces Rapid la Informații: O arhivă organizată pe baza nomenclatorului permite accesul rapid și eficient la informațiile necesare, optimizând astfel procesul de cercetare și consultare a documentelor.
Cum vă ajută E-Arhive:
La firma noastră, ne specializăm în întocmirea și implementarea nomenclatorului arhivistic pentru clienții noștri. Echipa noastră de experți vă poate oferi servicii personalizate de consultanță și asistență în crearea și aplicarea nomenclatorului arhivistic în cadrul organizației dvs. Vă vom ajuta să stabiliți structura corespunzătoare și să identificați termenele de păstrare adecvate pentru documentele dumneavoastră.
Etapele de realizare a proiectului de Nomenclator Arhivistic
1. Organigrama societății
În această primă etapă, vom efectua o analiză detaliată a organigramei societății și a documentelor generate de fiecare departament. Vom identifica structura organizațională, compartimentele și tipurile de documente implicate în activitatea firmei.
2. Elaborarea Nomenclatorului
Pe baza informațiilor obținute în pasul anterior, vom începe elaborarea nomenclatorului arhivistic. Acesta va cuprinde denumirea departamentelor, numărul curent, denumirea dosarelor, termenul de păstrare corespunzător fiecărui tip de document și observații relevante.
3. Aprobarea Conducerii
După finalizarea nomenclatorului arhivistic, acesta va fi prezentat și supus aprobării conducerii unității. Prin aprobare, se validează și se recunoaște oficial nomenclatorul ca fiind un instrument de lucru oficial al organizației.
4. Avizarea Arhivelor Naționale
Ultima etapă constă în depunerea proiectului de Nomenclator Arhivistic la Serviciul Județean al Arhivelor Naționale pentru avizare. Acest pas este esențial pentru a obține validarea oficială și a asigura conformitatea cu reglementările și standardele naționale.
Ai nevoie de un nomenclator pentru firma ta?
Putem pregati pentru tine o ofertă personalizată!
Explorează opțiunile noastre de arhivare în funcție de bugetul tău!
Obține estimare bugetară personalizată acum!